Conseils pour mener une réunion

Conseils pour mener une réunion

Définition des attentes en matière de rapports:
Veuillez lire attentivement le 'Modèle de procès-verbal' de la réunion afin de prendre en compte tous les éléments que vous devriez enregistrer et signaler après la réunion. Cela vous aidera à préparer la réunion.
Veuillez joindre le procès-verbal des réunions à votre rapport mensuel afin qu'il soit envoyé au directeur du programme IBJ.

Définir ses responsabilités  à l'avance
Un membre du personnel autre que le lauréat, avant la réunion, devrait être assigné les responsabilités suivantes:
Noter le nom, les coordonnées, le sexe et la profession de tous les participants dans une liste.
Prendre des notes complètes de la réunion et / ou enregistrez les discussions avec un enregistreur de voix numérique et / ou une bande vidéo sur la réunion
Si nécessaire, prenez des photos des tables rondes et préparez une légende pour chaque image
Le même membre du personnel sera chargé de remplir le 'Modèle de procès-verbal' de la réunion que le lauréat vérifiera avant de l'envoyer avec le rapport mensuel au siège de l'IBJ.

Obtenir les résultats souhaités
Indiquez clairement le but de la réunion; qu'attendez-vous à accomplir en rencontrant ces personnes? Rappelez-vous que plus votre objectif est concis et précis, plus il est probable que des résultats concrets et des engagements sortiront des discussions.
Si vos interlocuteurs s'engagent, essayez, dans la mesure du possible, de les engager à un délai spécifique et réaliste afin qu'ils estiment qu'ils ont la responsabilité d'agir.
Essayez d'énumérer les éléments d'action à court terme à faire après la réunion.
Enfin, réfléchissez un instant sur la façon dont cette réunion contribue à l'objectif général d'améliorer votre système de justice pénale local.